南京市鼓楼区人民代表大会常务委员会
机关公文处理工作规定
（2013年6月26日鼓楼区第一届人民代表大会常务委员会第2次主任会议通过）
第一章总则
第一条为使区人大常委会机关的公文处理工作进一步科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的效率和质量，根据全国人大常委会办公厅《人大机关公文处理办法》和中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》的规定，结合实际，制定本规定。
第二条区人大常委会机关公文，是区人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布决议、决定、公告，传达贯彻党和国家的方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
第三条区人大常委会机关的公文处理，包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条区人大常委会办公室是常委会机关公文管理的工作机构，负责机关公文的处理和协调工作。常委会各工作委员会参与并具体负责与本委有关的公文办理工作，常委会办公室文秘工作人员负责做好机关公文的具体处理工作。
第二章公文种类
第六条区人大常委会机关的公文种类主要有：
（一）公报。适用于公布重要决定或重大事项。
（二）公告。适用于宣布重要事项或法定事项。
（三）决议。适用于会议审议或讨论通过的重要事项。
（四）决定。适用于对重要事项做出的决策和安排、奖惩有关单位和人员、撤销区人民政府不适当的决定事项。
（五）议案。适用于根据法律规定，依照法定程序，向区人大及其常委会提请审议的事项。
（六）建议、批评和意见。适用于区人大代表向区人大及其常委会提出，由常委会的办事机构、工作机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。
（七）请示。适用于请求指示、批准的事项。
（八）批复。适用于答复请示的事项。
（九）报告。适用于汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问等。
（十）通知。适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。
（十一）通报。适用于表彰先进、批评，传达重要精神和告知重要情况。
（十二）函。适用于非隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
（十三）意见。适用于对议案、“一府两院”专项工作或其他重要工作，重要问题提出见解和处理办法等。
（十四）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第七条区人大常委会机关的公文，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
区人大发文机关包括：中共鼓楼区人民代表大会常务委员会党组、鼓楼区人民代表大会常务委员会、鼓楼区人民代表大会常务委员会办公室。
区人大发文机关代字包括：“鼓人党组”、“鼓人发”、“鼓人审”、“鼓人函”、“鼓人办发”、“鼓人办函”。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密的公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标识。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成，批转或转发的公文标题不冠发文机关名称。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应当注明其顺序和名称。附件应在正文末行下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。应当以会议通过日期或者领导人签发的日期为准。日期应当用阿拉伯数字写明年、月、日，位于发文机关署名正下方。决议、决定等不标明落款的公文，成文日期为具体会议通过的时间加括号标注于标题下方居中位置。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号，居左空二字，标识在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期，位于抄送机关下方。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第八条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。通常情况下，标题用2号或小2号小标宋体字，主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件说明、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。
第九条公文使用的汉字、数字、外文字符，计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。通常情况下，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他的应当使用阿拉伯数字。
第十条公文用纸一般为A4型（210mm×297mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十一条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十三条向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关。
（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
第五章公文拟制
第十四条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十五条公文起草应做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）常委会办公室负责人应当主持、指导重要公文起草工作。涉及常委会各工作委员会条口及职责范围的公文，相关工作委员会主任应当主持起草或提出具体指导意见。
第十六条公文文稿草拟完毕，须认真细致逐级校对审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。
（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十七条公文文稿送领导签发前，应填写拟稿纸，视情送常委会分管领导、办公室主任或分管文字工作副主任、相关工作委员会主任审稿，重要文件要附文件签阅单。
第十八条公文须经相关领导审批签发方能生效。
（一）以区人大常委会党组名义发文，应由常委会党组书记签发，书记如因事不能签发，亦可委托副书记签发。
（二）以区人大常委会名义发文，以及常委会会议纪要、主任会会议纪要，应由常委会主任签发，主任如因事不能签发，亦可委托副主任签发。
（三）以区人大常委会办公室名义发文，由办公室主任签发。
（四）领导已签发的文稿，其内容不得随意改动。确需改动的，需报请签发领导说明理由并经批准。
（五）领导签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间。
第六章公文办理
第十九条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十条收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现问题应及时向发文机关查询并采取相应的措施。
（二）登记。应将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。
（三）拟办。办公室主任对需要办理的公文提出拟办意见，包括送常委会领导、工作委员会主任、相关工作人员阅知的范围，提请相关领导审批的意见，提交相关工作委员会、科室和文秘人员办理的意见等。
（四）分发。根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导。急件、电报即收即发。
（五）传阅、传批。对需要送多位领导传阅或传批的公文、电报，按顺序送领导阅示，传阅件按照领导排序由前向后递送，传批件应按领导分工和排序由后向前递送。公文传阅、传批，应当随时掌握公文去向并予以记录，避免漏传、误传和延误。公文传阅、传批不横传，以免传阅失控或造成丢失。
（六）承办。承办工作委员会、科室和文秘人员接文后应当抓紧办理，并及时上报办理结果，不得延误、推诿。
第二十一条发文办理主要程序是：
（一）复核。已经领导签发的公文，印发前应当对公文的内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报签发领导复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号进行统一登记。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，相关科室及文秘人员应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查并分发。
第二十二条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第七章公文管理
第二十三条区人大常委会机关公文由专人统一管理。
第二十四条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。经批准公开发布的公文，与正式印发的公文具有同等效力。复制、汇编的公文视同原件管理。
第二十五条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十六条涉密公文应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定和发文机关的相关要求进行清退或者销毁。
第二十七条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十八条工作人员离岗离职时，应将本人保管、借阅的公文和材料按照有关规定移交、清退。
第八章附则
第二十九条本规定自通过之日起施行，未尽事宜按照国家有关规定执行。